Организация ИТ-структуры
ВСЯ ИНФОРМАЦИЯ ДОЛЖНА ХРАНИТЬСЯ НА СЕРВЕРАХ КОМПАНИИ, А НЕ НА РАБОЧИХ СТАНЦИЯХ!!!
Во-первых, ради ее сохранения и резервирования.
Во-вторых, чтобы к ней был доступ у любого человека, даже в отсутствии автора.
Во-первых, ради ее сохранения и резервирования.
Во-вторых, чтобы к ней был доступ у любого человека, даже в отсутствии автора.
У всех сотрудников есть свой личный адрес. Предпочтительнее в формате фамилия@abak2000.ru
Подпись в письме должна быть аналогична:
Подпись в письме должна быть аналогична:
При ответе или пересылке подпись должна быть сокращенной:
_______________________________________
С уважением,
Станислав Винников,
тел.: 8-800-301-2000 (доб. 122),
моб. тел.: 8-905-397-93-39
С уважением,
Станислав Винников,
тел.: 8-800-301-2000 (доб. 122),
моб. тел.: 8-905-397-93-39
Инструкция для подписи
W:\Маркетинговые материалы АБАК-2000\Логотип_Абак\Подпись
W:\Маркетинговые материалы АБАК-2000\Логотип_Абак\Подпись
При написании писем нужно придерживаться общей этики деловой переписки:
Также нужно придерживаться следующих правил:
- В теме фиксируем основное содержание письма. Начинать тему письма нужно с краткого наименования клиента (без ООО, ФГУП, МГУЗ и т.д.)
- При ответе включать всю предыдущую переписку
- В копию ставить всех лиц, которым может потребоваться информация. Если письмо отправляется клиенту, то сотрудников, которые непосредственно не общаются с клиентом, нужно включать в «Скрытую копию».
- Максимально конкретизировать свое сообщение, чтобы у получателя была полная картина. Ничего не «подразумевать», а все только конкретно прописывать, чтобы в дальнейшем не было расхождений в понимании.
Также нужно придерживаться следующих правил:
- Не отправлять вложения более 10Мб. В случае необходимости – согласовать с клиентом возможность получения такого письма, с нашими администраторами – отправку письма
- Не хранить в почте большие файлы. Либо сохранять их на сервере, если они нужны, либо удалять, если надобность в них прошла.
- Периодически удалять ненужные письма из почты. Либо завершенный проект, либо срок давности более 1 года и т.д.
Коммерческие предложения хранятся на сервере в папке W:\Предложения
Дальше разделение по названию, потом по годам. Если проект большой, требующий нескольких файлов, то создается отдельная папка. Пример:
\\Pluton-SQL\Documents\Предложения \Волжский Абразивный завод\2010\май_запрос на шкаф в эту же папку нужно сохранять предложения от поставщиков и вендоров.
Дальше разделение по названию, потом по годам. Если проект большой, требующий нескольких файлов, то создается отдельная папка. Пример:
\\Pluton-SQL\Documents\Предложения \Волжский Абразивный завод\2010\май_запрос на шкаф в эту же папку нужно сохранять предложения от поставщиков и вендоров.
Для хранения свои временных файлов существует каталог \\Pluton-sql\Temp, в котором есть папки с фамилией всех сотрудников. В нем запрещено хранить видео (если оно не относится к работе) и музыку. Фотографии и другие временные файлы нужно периодически удалять, не засоряя сервер. Так же в нем нельзя хранить предложения клиентам и договоры (для этого есть специальные папки).
Скан-копии учредительных документов всех юридических лиц лежат на сервере в папках с соответствующим названием: W:\Учредительные документы ГК . Актуальность документов проверяется и корректируется юристом.
Договоры обязательно должны храниться на сервере в электронном виде. Если клиент делает договор сам, его нужно либо просить в текстовом виде, либо сканировать и сохранять в соответствующей папке
W:\Договоры
Имя файла должно быть в виде
Дог№№№_ДДММ_Клиент, где
№№№ - номер договора, следующий после последнего сохраненного,
ДДММ – дата в формате день-месяц.
Пример:
Дог001_1101 – КИС
Все договоры, подписанные с нашей стороны, должны тут же регистрироваться у секретаря в журнале договоров, вне зависимости от срока и времени подписи второй стороной.
ВСЕ договора, с суммой более 100 тыс. рублей, которые мы подписываем, должны проходить согласование у юриста компании. На бумажных юрист ставит свой штамп. Электронные проверяет в почте и по почте же согласовывает.
Более мелкие менеджер просматривает сам на основные моменты – предмет, сумма (внимательно к НДС!) и реквизиты. И менеджер клиента («ответственный за договор» в базе 1С) отвечает тогда, чтобы этот договор в бумажном виде вернулся к нам подписанный.
Договора более 1 млн рублей в обязательном виде сканируются уже подписанные с обеих сторон и выкладываются
W:\Договоры
Имя файла должно быть в виде
Дог№№№_ДДММ_Клиент, где
№№№ - номер договора, следующий после последнего сохраненного,
ДДММ – дата в формате день-месяц.
Пример:
Дог001_1101 – КИС
Все договоры, подписанные с нашей стороны, должны тут же регистрироваться у секретаря в журнале договоров, вне зависимости от срока и времени подписи второй стороной.
ВСЕ договора, с суммой более 100 тыс. рублей, которые мы подписываем, должны проходить согласование у юриста компании. На бумажных юрист ставит свой штамп. Электронные проверяет в почте и по почте же согласовывает.
Более мелкие менеджер просматривает сам на основные моменты – предмет, сумма (внимательно к НДС!) и реквизиты. И менеджер клиента («ответственный за договор» в базе 1С) отвечает тогда, чтобы этот договор в бумажном виде вернулся к нам подписанный.
Договора более 1 млн рублей в обязательном виде сканируются уже подписанные с обеих сторон и выкладываются
Все скан-копии сертификатов лежат в папке: W:\Сертификаты действующие
В случае обнаружения просроченного сертификата любым сотрудником, необходимо сообщить об этом ответственному лицу. При получении нового сертификата его нужно отсканировать и сохранить в общую папку.
В случае обнаружения просроченного сертификата любым сотрудником, необходимо сообщить об этом ответственному лицу. При получении нового сертификата его нужно отсканировать и сохранить в общую папку.
Фотографии и видео с внутренних и внешних мероприятий, профайлы по решениям, логотипы и многое другое хранится именно в этой папке W:\Маркетинговые материалы АБАК-2000
У нас есть 4 внутренние системы для работы:
Мегаплан - внутренняя CRM система, используется для постановки и решения задач. В ней создается профиль каждого сотрудника (профиль каждого сотрудника должен быть с фото – это часть нашей традиции), видна структура подчинения, а самое главное - в ней ставятся все задачи, контролируется их выполнение, исполнение дедлайнов. В ней работают все сотрудники компании, чтобы легко можно было поднять историю по каждой задаче, отследить вехи исполнения задачи. В этой системе также можно фиксировать время, потраченное на работу с каждой задачей. Ставя задачи на сотрудника в Мегаплане, нужно помнить, что, если вы хотите уведомить руководителя отдела о том, что задача поставлена, его необходимо поставить в аудиторы.
А еще в Мегаплане у нас есть общие чаты, используемые для неформального общения и обмена информацией.
По вопросам работы в Мегаплане можно обращаться к своему руководителю, по настройкам можно обратиться к отделу маркетинга или Евгении Гришиной.
1С - программа, с помощью которой можно автоматизировать ведение бухгалтерии: отражать движение товаров и денег, расчеты с персоналом и клиентами и т.д. Доступ к системе могут помочь настроить сотрудники сервисного центра. По вопросам работы в 1С в рамках своего отдела так же лучше обращаться к непосредственному руководителю.
СБИС - система электронного документооборота (ЭДО). Мы – та компания, которая перешла на ЭДО, поэтому всеми документами предпочитаем обмениваться именно там, там есть возможность ознакомления, подписания документов. Кадровый документооборот также осуществляется через эту систему, а значит все документы, связанные с приемом на работу, оформлением отпуска и пр. будут ждать твоей подписи именно там. По вопросам работы СБИС можно обращаться к нашему специалисту по кадровому документооборту Елене Филимоновой.
Директум - корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. При возникновении сложностей в работе с системой можно обратиться к нашему секретарю-делопроизводителю Оксане Сизых.
Мегаплан - внутренняя CRM система, используется для постановки и решения задач. В ней создается профиль каждого сотрудника (профиль каждого сотрудника должен быть с фото – это часть нашей традиции), видна структура подчинения, а самое главное - в ней ставятся все задачи, контролируется их выполнение, исполнение дедлайнов. В ней работают все сотрудники компании, чтобы легко можно было поднять историю по каждой задаче, отследить вехи исполнения задачи. В этой системе также можно фиксировать время, потраченное на работу с каждой задачей. Ставя задачи на сотрудника в Мегаплане, нужно помнить, что, если вы хотите уведомить руководителя отдела о том, что задача поставлена, его необходимо поставить в аудиторы.
А еще в Мегаплане у нас есть общие чаты, используемые для неформального общения и обмена информацией.
По вопросам работы в Мегаплане можно обращаться к своему руководителю, по настройкам можно обратиться к отделу маркетинга или Евгении Гришиной.
1С - программа, с помощью которой можно автоматизировать ведение бухгалтерии: отражать движение товаров и денег, расчеты с персоналом и клиентами и т.д. Доступ к системе могут помочь настроить сотрудники сервисного центра. По вопросам работы в 1С в рамках своего отдела так же лучше обращаться к непосредственному руководителю.
СБИС - система электронного документооборота (ЭДО). Мы – та компания, которая перешла на ЭДО, поэтому всеми документами предпочитаем обмениваться именно там, там есть возможность ознакомления, подписания документов. Кадровый документооборот также осуществляется через эту систему, а значит все документы, связанные с приемом на работу, оформлением отпуска и пр. будут ждать твоей подписи именно там. По вопросам работы СБИС можно обращаться к нашему специалисту по кадровому документооборту Елене Филимоновой.
Директум - корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. При возникновении сложностей в работе с системой можно обратиться к нашему секретарю-делопроизводителю Оксане Сизых.
